BASE DE DATOS.
1. Base de datos. Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de hoja de cálculo.
Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos.
Las tablas se componen de dos estructuras:
Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal a la hora de ordenar los datos contenidos.
Tipos de Base de DatosEntre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.
Consultas en bases de datos. Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Informes. Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
2. Manejadores de bases de datos. Son simplemente programas que facilitan la organizacion y almacenamiento de informacion, estos pueden dividirse en ramas como administrativos, etc. entre ellos podemos resaltar los programas mas nombrados como: acces de microsoft, oracle 9i, SQL, entre otros. estos manejadores se pueden adaptar a nuestras necesidades.
Caracteristicas. Consiste en contar con mecanismos implantados que permitan la recuperación fácilmente de los datos en caso de ocurrir fallas en el sistema de base de datos.Control de concurrencia. Consiste en controlar la interacción entre los usuarios concurrentes para no afectar la inconsistencia de los datos.Seguridad e integridad.Consiste en contar con mecanismos que permitan el control de la consistencia de los datos evitando que estos se vean perjudicados por cambios no autorizados o previstos.
Tipos. Microsoft SQL Server PostgreSQL MySQL Sybase Oracle
Aunque en realidad algunos de estos productos han crecido más allá de ser un simple SMBD (Sistema Manejador de Bases de Datos), o SGBD (Sistema de Gestión de Bases de Datos), o DBMS (en inglés: Database Management Systems) y son herramientas muy potentes para minería de datos, inteligencia de negocios, etc.
3. CREACIÓN Y MANEJO DE DIVERSAS BASES DE DATOS: CREAR BASE DE DATOS, MODIFICAR Y ELIMINAR DATOS, IMPRIMIR INFORMES Y REPORTES. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS.
Para crear una base se deben realizar dos ejercicios de diseño: un diseño lógico y uno físico. El diseño lógico de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra como la base de datos se ordena en realidad en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo. El diseño físico de la base de datos es llevado a cabo por los especialistas en bases de datos, mientras que el diseño lógico requiere de una descripción detallada de las necesidades de información del negocio de los negocios actuales usuarios finales de la base. Idealmente, el diseños de la base será una parte del esfuerzo global de la planeación de datos a nivel institucional.El diseño lógico de la base de datos describe como los elementos en la base de datos han de quedar agrupados.El proceso de diseño identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera más eficiente de agruparlos para cumplir con los requerimientos de información. El proceso también identifica elementos redundantes y los agrupamientos de los elementos de datos que se requieren para programas de aplicaciones específicos. Los grupos de datos son organizados, refinados y agilizados hasta que una imagen lógica general de las relaciones entre todos los elementos en la base de datos surja.
Imprimir informes y reportes. Pasos para imprimir informes.Paso 1:En la ficha Inicio, haz clic en el comando Vista preliminar de la lista desplegable. Tu informe se mostrará tal y como aparece en la página impresa.
Paso 2:Si es necesario modificar el tamaño de página, ancho del margen u orientación de la página, usa los comandos relacionados en la cinta de opciones.Vista preliminar
Paso 3:Haz clic en el comando Imprimir. Verás un cuadro de diálogo. Allí, configura las opciones de impresión deseadas y pulsa en Aceptar .
Importar y exportar datos.Exportar datos.Se copia una tabla de Base a una hoja de Calc y, a continuación, se pueden guardar o exportar los datos en cualquier formato de archivo compatible con Calc.
Abra el archivo de base de datos que contiene la tabla que desee exportar. Haga clic en Tablas para ver las tablas o en Consultas para ver las consultas.Seleccione Archivo - Nuevo - Hoja de cálculo.En la ventana de Base, haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla que quiera exportar. Seleccione Copiar en el menú contextual.Haga clic en la celda A1 en la nueva ventana de Calc y seleccione Editar - Pegar.Ahora puede guardar o exportar los datos en muchos tipos de archivo.
Importar datos.Puede importar documentos de texto, documentos de hojas de cálculo así como la libreta de direcciones en modo de sólo lectura.Cuando importa texto de un documento de hoja de calculo, el archivo debe contener una primera fila con información en el encabezado. La segunda fila del archivo se convierte en la primer fila de datos validos. El formato de todos los campos en la segunda fila determina los formatos de la fila completa. Cualquier información sobre el formato del documento se perdera cuando se importa a Base.
Ejemplo, para asegurarse que la primer columna tiene un formato de texto, debes ver que el primer campo de la primer fila de datos contiene un número, toda la columna esta establecida como formato de número y solo numeros se mostrarán.
1. Abra un archivo de Base del tipo de base de datos que desee.
2. Cree un archivo de Base con el Asistente para bases de datos o abra un archivo de Base existente que no sea de sólo lectura.
Abre el archivo Calc que contiene los datos para ser importados a Base. Puedes abrir el archivo *.dbf dBASE o muchos otros tipos de archivos.
3. Seleccione los datos que quiera copiar en Base.
4. Seleccione Editar - Copiar.
5. En la ventana de Base, haga clic en Tablas para ver las tablas.
6. En la ventana de Base, seleccione Editar - Pegar.
7. Se abrirá el cuadro de diálogo Copiar tabla. Muchas bases de datos necesitan una clave principal, por eso es recomendable seleccionar la casilla Crear una clave principal.
En conclusion, luego de haber concluido este trabajo de investigación sobre bases de datos fueron muchos los esfuerzos y conocimientos adquiridos durante dicha elaboración.
En cuanto al requerimiento podemos decir que cumple las mismas tareas de análisis que del software y tiene como característica relacionar la información como vía organización y asociación donde la base de datos tiene una ventaja que es utilizar la plataforma para el desarrollo del sistema de aplicación en las organizaciones.
viernes, 27 de noviembre de 2015
ACTIVIDAD N°2. PLANTILLAS, FORMULARIOS Y GRAFICOS
PlantillasUna plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura.
Características La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento, y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.Toda plantilla que se agregue a la aplicación tendrá que tener definidos los siguientes conceptos en su ficha para una correcta utilización y catalogación:
- Datos generales: Aquí se indica el tipo de documento por el que se puede clasificar la plantilla (si es una plantilla de un informe, una resolución, un manual, etc.) y sus opciones. Si es una plantilla comodín, se ofrecerán en todos los trámites; si es una plantilla vigente, sólo estará disponible para los nuevos trámites. También puede ocurrir que sea una plantilla que no contenga variables, que sólo sea texto
- Valores: Lista todas las variables que contiene el documento plantilla y que posteriormente serán combinadas con los datos.
- Pasos: Aquí se puede indicar en qué tipo de expediente y en qué etapa se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de expediente en donde se utiliza la plantilla.
- Historial: En este apartado se anotan las fechas y comentarios sobre las modificaciones que se han ido haciendo a la plantilla desde que se creó.
- Tipos trámite: Aquí se puede indicar en qué tipo de trámite se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de trámites en donde se utiliza la plantilla.
- Manuales: Muestra los tipos de expediente donde se utiliza a este documento plantilla como manual o como instancia.
- Sinopsis: Da la opción de incluir una breve descripción sobre la plantilla y sus características en diferentes idiomas.
- Word: Muestra el listado de documentos redactados en Word que se utilizarán para generar la documentación final.
Uso de plantillas en línea
Si está conectado a Internet, en el panel de navegación, puede hacer clic en Plantillas en línea para acceder a más plantillas de Internet. Para encontrar rápidamente todas las plantillas disponibles a través de Microsoft Office Online o en el equipo, en el cuadro de búsqueda, escriba una palabra clave que corresponda al tipo de plantilla que busca. Para cambiar la configuración de la búsqueda, haga clic en la flecha situada junto a la lupa, en el cuadro de búsqueda.
Construcción de plantillas en procesador de texto, hoja de cálculos y diapositivas.Comenzar con una plantilla en blanco
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.2. Haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Crear.3. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.4. Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.5. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.6. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.7. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Hoja de calculo.
Es una Hoja de Cálculo prediseñada con la que puedes crear nuevas hojas con la misma personalización y fórmulas predefinidas. Con las Plantillas no necesitas saber sumar o escribir las fórmulas, ya que están integradas a las hojas de cálculos es decir con esto serás capaz de:- Crear nuevos libros con una plantilla - Disponer de información básica acerca de cómo funcionan las plantillas en Excel.Para generar una plantilla deberá irse a Archivo -> NuevoAquí podrás seleccionar diferentes tipos de plantillas. Por ejemplo queremos una plantilla de programaciones de ausencias de empleados. Entonces seleccionamos Programaciones -> Bussiness Schedule -> Calendario de ausencia de empleados. Y damos doble clic nos presenta una plantilla con lo que estamos buscando.Y con esto podemos llenar dicha plantilla observe que he puesto una función de contar para que sea más automáticoO si lo desea generar su propia plantilla también lo puede hacer. Esto es muy sencillo una vez que tenga el formato ya con sus fórmulas seleccione Archivo -> Guardar ComoSeleccione Tipo: Plantilla de Excel obsérvese que la extensión es alta. En Nombre ponga: Plantilla Personal.En este caso Plantilla Personal y listo ya está trabajando con plantillas.
Diapositivas: Puede aplicar plantillas que están integradas en PowerPoint, creado por el usuario y guardados en el equipo o descargan de sitios Web de terceros. Para descargar las plantillas de Microsoft, vea las opciones disponibles en en Office.com o vaya a archivo > nuevo para buscar plantillas de PowerPoint.Para aplicar una plantilla, siga este procedimiento:1. En la ficha Archivo, haga clic en Nueva.2. En Plantillas y temas disponibles, siga uno de estos procedimientos:Para volver a usar una plantilla que haya usado recientemente, haga clic en Plantillas recientes.Para usar una plantilla que haya instalado antes en la unidad de disco local, haga clic en Mis plantillas, haga clic en la plantilla deseada y, finalmente, haga clic en Aceptar.En Office.com Plantillas, haga clic en una categoría de plantillas, seleccione una plantilla y haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office.com a la unidad de disco local.
Formulario Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.En informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo "Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una fecha válida, etc.
Características Sencillez en su diseño Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico El orden en los cuales solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos Un mismo empleados no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con él se cancele una obligaciónLas copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen los mismos. En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados. Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
Uso de formularios en procesador de texto, hoja de cálculos y diapositivas.- De texto: es un documento, en papel o en pantalla, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellido, dirección, etc.), en las zonas del documento destinas a ese propósito para ser almacenadas y procesadas posteriormente. Los campos de formularios son las zonas en las que se puede (se debe) escribir. En esa zona se espera que el usuario indique los datos concretos que se esperar recoger. - Hoja de cálculo: son un método para ingresar datos a nuestra hoja y son de mucha utilidad porque nos ayuda a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formularios que son precisamente los que nos permiten agregar campo de texto, lista, botones de opción entre otras cosas más.- Diapositivas: crear un registro mediante la inserción de una tabla y texto. La forma se hace usando solo una diapositiva cosas que necesitara en PowerPoint
Graficas
Una grafico es una representación de informaciones mediante figuras, en otras palabras es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, símbolos, puntos y demás para ver la relación que existe entre si.
Tipos de gráficos: La estadística gráfica es la descripción e interpretación de datos e inferencias sobre éstos. Forma parte de los programas estadísticos usados con los ordenadores. Autores como Edward R. Tufte han desarrollado nuevas soluciones de análisis gráficos. Existen diferentes tipos de gráficas:
- Gráfico lineal: los valores en dos ejes cartesianos ortogonales entre sí. Las gráficas lineales se recomiendan para representar series en el tiempo, y es donde se muestran valores máximos y mínimos; también se utilizan para varias muestras en un diagrama.
- Gráfico de barras: se usa cuando se pretende resaltar la representación de porcentajes de datos que componen un total. Una gráfica de barras contiene barras verticales que representan valores numéricos, generalmente usando una hoja de cálculo. Las gráficas de barras son una manera de representar frecuencias; las frecuencias están asociadas con categorías. Una gráfica de barras se presenta de dos maneras: horizontal o vertical. El objetivo es poner una barra de largo (alto si es horizontal) igual a la frecuencia. La gráfica de barras sirve para comparar y tener una representación gráfica de la diferencia de frecuencias o de intensidad de la característica numérica de interés.
- Histograma: se emplea para ilustrar muestras agrupadas en intervalos. Está formado por rectángulos unidos a otros, cuyos vértices de la base coinciden con los límites de los intervalos y el centro de cada intervalo es la marca de clase que representamos en el eje de las abscisas. La altura de cada rectángulo es proporcional a la frecuencia del intervalo respectivo.
- Gráfico circular: permite ver la distribución interna de los datos que representan un hecho, en forma de porcentajes sobre un total. Se suele separar el sector correspondiente al mayor o menor valor, según lo que se desee destacar.
- Pictograma: Son imágenes que sirven para representar el comportamiento o la distribución de los datos cuantitativos de una población, utilizando símbolos de tamaño proporcional al dato representado. Una posibilidad es que el gráfico sea analógico por ejemplo, la representación de los resultados de las elecciones con colores sobre un hemiciclo.
Construcción y uso de gráficos en hoja de cálculo.Un gráfico se usa para la representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos
La construcción de gráficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la información, en general la representación gráfica de los datos hace que estos se vean más interesantes atractivos y fáciles de leer que en otros formatos ya que Excel provee varios tipos de gráficos con lo cual el usuario puede elegir el más adecuado para cada situación.
El proceso a seguir para la definición e inserción de un gráfico ya sea en la misma hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta de opciones, en el apartado Insertar>Gráfico.
Proceso de creación de un gráficoLos pasos para crear un gráfico son los siguientes:
1. Seleccionamos los datos que queremos graficar
2. Seleccionamos la opción Insertar 3. Elegimos gráfico de la Cinta de Opciones
4. Seleccionamos el tipo de gráfico que queremos usar.
Ejemplo de grafico:
Tabla dinámica Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.Ejemplo
Características La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento, y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.Toda plantilla que se agregue a la aplicación tendrá que tener definidos los siguientes conceptos en su ficha para una correcta utilización y catalogación:
- Datos generales: Aquí se indica el tipo de documento por el que se puede clasificar la plantilla (si es una plantilla de un informe, una resolución, un manual, etc.) y sus opciones. Si es una plantilla comodín, se ofrecerán en todos los trámites; si es una plantilla vigente, sólo estará disponible para los nuevos trámites. También puede ocurrir que sea una plantilla que no contenga variables, que sólo sea texto
- Valores: Lista todas las variables que contiene el documento plantilla y que posteriormente serán combinadas con los datos.
- Pasos: Aquí se puede indicar en qué tipo de expediente y en qué etapa se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de expediente en donde se utiliza la plantilla.
- Historial: En este apartado se anotan las fechas y comentarios sobre las modificaciones que se han ido haciendo a la plantilla desde que se creó.
- Tipos trámite: Aquí se puede indicar en qué tipo de trámite se ofrecerá la plantilla, aunque la aplicación automáticamente genera el listado de los tipos de trámites en donde se utiliza la plantilla.
- Manuales: Muestra los tipos de expediente donde se utiliza a este documento plantilla como manual o como instancia.
- Sinopsis: Da la opción de incluir una breve descripción sobre la plantilla y sus características en diferentes idiomas.
- Word: Muestra el listado de documentos redactados en Word que se utilizarán para generar la documentación final.
Uso de plantillas en línea
Si está conectado a Internet, en el panel de navegación, puede hacer clic en Plantillas en línea para acceder a más plantillas de Internet. Para encontrar rápidamente todas las plantillas disponibles a través de Microsoft Office Online o en el equipo, en el cuadro de búsqueda, escriba una palabra clave que corresponda al tipo de plantilla que busca. Para cambiar la configuración de la búsqueda, haga clic en la flecha situada junto a la lupa, en el cuadro de búsqueda.
Construcción de plantillas en procesador de texto, hoja de cálculos y diapositivas.Comenzar con una plantilla en blanco
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.2. Haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Crear.3. Realice los cambios que desee en los valores de los márgenes, el tamaño y la orientación del papel, los estilos y otros formatos.4. Agregue el texto informativo, los controles de contenido (por ejemplo, un selector de fecha) y los gráficos que desee que aparezcan en todos los documentos nuevos basados en la plantilla.5. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.6. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Plantillas de confianza.7. Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla, seleccione Plantilla de Word en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Hoja de calculo.
Es una Hoja de Cálculo prediseñada con la que puedes crear nuevas hojas con la misma personalización y fórmulas predefinidas. Con las Plantillas no necesitas saber sumar o escribir las fórmulas, ya que están integradas a las hojas de cálculos es decir con esto serás capaz de:- Crear nuevos libros con una plantilla - Disponer de información básica acerca de cómo funcionan las plantillas en Excel.Para generar una plantilla deberá irse a Archivo -> NuevoAquí podrás seleccionar diferentes tipos de plantillas. Por ejemplo queremos una plantilla de programaciones de ausencias de empleados. Entonces seleccionamos Programaciones -> Bussiness Schedule -> Calendario de ausencia de empleados. Y damos doble clic nos presenta una plantilla con lo que estamos buscando.Y con esto podemos llenar dicha plantilla observe que he puesto una función de contar para que sea más automáticoO si lo desea generar su propia plantilla también lo puede hacer. Esto es muy sencillo una vez que tenga el formato ya con sus fórmulas seleccione Archivo -> Guardar ComoSeleccione Tipo: Plantilla de Excel obsérvese que la extensión es alta. En Nombre ponga: Plantilla Personal.En este caso Plantilla Personal y listo ya está trabajando con plantillas.
Diapositivas: Puede aplicar plantillas que están integradas en PowerPoint, creado por el usuario y guardados en el equipo o descargan de sitios Web de terceros. Para descargar las plantillas de Microsoft, vea las opciones disponibles en en Office.com o vaya a archivo > nuevo para buscar plantillas de PowerPoint.Para aplicar una plantilla, siga este procedimiento:1. En la ficha Archivo, haga clic en Nueva.2. En Plantillas y temas disponibles, siga uno de estos procedimientos:Para volver a usar una plantilla que haya usado recientemente, haga clic en Plantillas recientes.Para usar una plantilla que haya instalado antes en la unidad de disco local, haga clic en Mis plantillas, haga clic en la plantilla deseada y, finalmente, haga clic en Aceptar.En Office.com Plantillas, haga clic en una categoría de plantillas, seleccione una plantilla y haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office.com a la unidad de disco local.
Formulario Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente.En informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo "Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una fecha válida, etc.
Características Sencillez en su diseño Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico El orden en los cuales solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos Un mismo empleados no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean compatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con él se cancele una obligaciónLas copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan que manejan la información que contienen los mismos. En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se deben establecer formularios pre numerados. Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
Uso de formularios en procesador de texto, hoja de cálculos y diapositivas.- De texto: es un documento, en papel o en pantalla, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellido, dirección, etc.), en las zonas del documento destinas a ese propósito para ser almacenadas y procesadas posteriormente. Los campos de formularios son las zonas en las que se puede (se debe) escribir. En esa zona se espera que el usuario indique los datos concretos que se esperar recoger. - Hoja de cálculo: son un método para ingresar datos a nuestra hoja y son de mucha utilidad porque nos ayuda a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formularios que son precisamente los que nos permiten agregar campo de texto, lista, botones de opción entre otras cosas más.- Diapositivas: crear un registro mediante la inserción de una tabla y texto. La forma se hace usando solo una diapositiva cosas que necesitara en PowerPoint
Graficas
Una grafico es una representación de informaciones mediante figuras, en otras palabras es la representación de datos, generalmente numéricos, mediante líneas, símbolos, puntos y demás para ver la relación que existe entre si.
Tipos de gráficos: La estadística gráfica es la descripción e interpretación de datos e inferencias sobre éstos. Forma parte de los programas estadísticos usados con los ordenadores. Autores como Edward R. Tufte han desarrollado nuevas soluciones de análisis gráficos. Existen diferentes tipos de gráficas:
- Gráfico lineal: los valores en dos ejes cartesianos ortogonales entre sí. Las gráficas lineales se recomiendan para representar series en el tiempo, y es donde se muestran valores máximos y mínimos; también se utilizan para varias muestras en un diagrama.
- Gráfico de barras: se usa cuando se pretende resaltar la representación de porcentajes de datos que componen un total. Una gráfica de barras contiene barras verticales que representan valores numéricos, generalmente usando una hoja de cálculo. Las gráficas de barras son una manera de representar frecuencias; las frecuencias están asociadas con categorías. Una gráfica de barras se presenta de dos maneras: horizontal o vertical. El objetivo es poner una barra de largo (alto si es horizontal) igual a la frecuencia. La gráfica de barras sirve para comparar y tener una representación gráfica de la diferencia de frecuencias o de intensidad de la característica numérica de interés.
- Histograma: se emplea para ilustrar muestras agrupadas en intervalos. Está formado por rectángulos unidos a otros, cuyos vértices de la base coinciden con los límites de los intervalos y el centro de cada intervalo es la marca de clase que representamos en el eje de las abscisas. La altura de cada rectángulo es proporcional a la frecuencia del intervalo respectivo.
- Gráfico circular: permite ver la distribución interna de los datos que representan un hecho, en forma de porcentajes sobre un total. Se suele separar el sector correspondiente al mayor o menor valor, según lo que se desee destacar.
- Pictograma: Son imágenes que sirven para representar el comportamiento o la distribución de los datos cuantitativos de una población, utilizando símbolos de tamaño proporcional al dato representado. Una posibilidad es que el gráfico sea analógico por ejemplo, la representación de los resultados de las elecciones con colores sobre un hemiciclo.
Construcción y uso de gráficos en hoja de cálculo.Un gráfico se usa para la representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos
La construcción de gráficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la información, en general la representación gráfica de los datos hace que estos se vean más interesantes atractivos y fáciles de leer que en otros formatos ya que Excel provee varios tipos de gráficos con lo cual el usuario puede elegir el más adecuado para cada situación.
El proceso a seguir para la definición e inserción de un gráfico ya sea en la misma hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta de opciones, en el apartado Insertar>Gráfico.
Proceso de creación de un gráficoLos pasos para crear un gráfico son los siguientes:
1. Seleccionamos los datos que queremos graficar
2. Seleccionamos la opción Insertar 3. Elegimos gráfico de la Cinta de Opciones
4. Seleccionamos el tipo de gráfico que queremos usar.
Ejemplo de grafico:
Representa los datos de esta tabla de frecuencias en un diagrama de barras.
| COLORES | ROJO | BLANCO | NEGRO | AMARILLO | VERDE |
| FRECUENCIA (nº de niños/as) | 10 | 8 | 16 | 12 | 4 |
- ¿Cuántos niños/as prefieren el color amarillo?
- ¿Cuál es la moda?
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:
jueves, 5 de noviembre de 2015
ACTIVIDAD N° 1 APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE.
INTRODUCCIÓN.
La gestión administrativa contable una empresa es uno de los factores más importantes cuando se trata de montar un negocio debido a que del ella dependerá el éxito que tenga dicho negocio o empresa. Ya que es un proceso que consiste básicamente en organizar, coordinar y controlar además de que es considerada un arte en el mundo de las finanzas. De todas formas, desde finales del siglo XIX se ha tomado la costumbre de definir a la gestión administrativa en términos de cuatro funciones que deben llevar a cabo los respectivos gerentes de una empresa: el planeamiento, la organización, la dirección y el control.
Gestión Administrativa. Es un proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeñada para determinar y lograr objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos y de otros recursos.
Gestión Contable. Es la aplicación de las técnicas y conceptos contables para procesar los datos económicos, históricos y estimados de una entidad, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales, y para elevar el nivel de eficiencia administrativa, mediante el establecimiento de planes con base en objetivos económicos racionales. Se determina por las exigencias informativas que demanda el control directivo.
Aplicaciones informáticas para la gestión administrativa y contable. Un sistema de gestión es un software que permite gestionar todos los procesos de un negocio de una empresa de forma integrada. Por lo general, esta compuesto por módulos, ofreciendo así información cruzada de todos los procesos del negocio. Para así crear un plan de cuentas y asientos predefinidos, realizar asientos contables, efectuar el traspaso de las operaciones a los libros de IVA, etc.
De qué manera se puede organizar y utilizar un sistema informático para el almacenamiento y tratamiento de la información? Debemos hacerlo de forma estructurada, así como normalizar la información que entra y sale, por ello deben participar todos los órganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la información por todos los integrantes de la organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de control.
Aplicaciones informáticas para la gestión administrativa.
Libertya ERP: Es el software de gestión administrativa más flexible, modular e integral del mercado, con una relación costo-beneficio única en el mercado, por su condición de uso libre.
Aspel-PROD 2.0: Permite la planeación y control de los procesos de fabricación de la empresa, cumpliendo con los dispositivos fiscales relacionados con el manejo del costo de lo vendido , asegurando una optima administración de costos e inventarios.
SAIT Software Administrativo Integral: Es un sistema de cómputo que le permite administrar y tener mejor organizada cualquier empresa o negocio. Es muy fácil de operar y permite que los procesos se realizen en menos tiempo, incrementando la productividad de la empresa. Se adapta a su empresa cubriendo requerimientos especiales para lograr un mejor funcionamiento.
GestiónPYME: Es una completa utilidad de gestión integrada para PYME de uso sencillo e intuitivo y con una ayuda en pantalla muy clara y detallada. Con GestionPYME llevaremos una gestión total de Artículos, Clientes y Proveedores, Agentes comerciales, Facturación, Almacenes y Tesorería.
Aplicaciones para la gestión contable.
ContaPlus Élite: Es un programa muy usado por profesionales y empresas para llevar la gestión contable.
FacturaPlus Élite: El programa emite pedidos, albaranes, facturas, recibos, oferta productos a través de Internet y, en general, trata todo tipo de documentos originados por las operaciones de compra-venta.
NóminaPlus Élite: La principal finalidad de esta aplicación es obtener, de forma prácticamente automática, las nóminas de los trabajadores, etc.
CONCLUSIÓN.
Hoy en día, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de Información adecuado y eficaz que le permita planificar, controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y así tomar las decisiones según la situación actual en la que se encuentra la empresa.
Además las empresas deben ir adecuándose a las nuevas tecnologías (Informáticas), para así tener una visión más amplia del mercado en el que compite, tanto nacional como internacional.
Por último, podemos decir que dentro de los sistemas de información el principal es el contable, pues toda entidad posee uno, ya que, es un medio que permite analizar y presentar en signos monetarios la información relativa al negocio.
Integrantes: Minorka Araujo 26.349.167
Osmary Figueroa 21.603.048
Prof. Lisbeth Zambrano.
Sección 2. Contaduría Pública. Trayecto 2, trimestre III.
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